2018，八条干货让你的时间翻倍

这是奴隶社会的第 1343 篇文章

题图：电影《实习生》剧照。

作者：邢军，香港科技大学生物学博士， 现居美国并任世界五百强企业高管。邢军也是粉丝众多的高产文字工作者，现为奴隶社会每周二「职场邢动力」特邀专栏作者。本文为专栏第三篇。

新年伊始，职场人士踌躇满志，心里有热情，眼里有希望。但过不了几天，却发现任务如山倒，完成如抽丝，焦虑感丛生，成就感被蚕食，职场幸福指数大打折扣。

“时间永远不够用”是很多职场人的口头禅。本文谢绝大道理，聚焦于与职场紧密相关的实用时间管理术。以下八条是我亲自实践过的有效小技巧。如果其中两三条能够对你有些启发，也算没有白费我这几个小时的码字功夫。

第一，坚持列每日任务清单。

每条任务不超过八个字。这个貌似传统的做法在今天的高科技时代仍有意义。我通常会用iPhone的备忘录（notes）功能，明天或后天的要做的事，想起一条写一条，到当日早上再做一次浏览和修正。

列任务清单好处至少有五个：一是白纸黑字写下来，避免浪费时间去回忆，正如俗话所说：好记性不如烂笔头。二是帮助你按重要性时间性去排序，然后逼自己去先做紧急而重要的。三是有助于帮助你把同类任务归类，像数学上的合并同类项一样事半功倍。四是今天的事如果没做完，明天觉得还有必要做就直接移到明天，不用再想。五是做完一项划掉一项带给你小小仪式感以及满足感和成就感。我们人人都需要被鼓励，包括被自己鼓励。这个习惯我已经坚持了三十五年，小小的任务清单帮助我在多数的日子里忙而不乱。

第二，保护自己的时间，学会说不，对不速之客的打扰严防死守。

关于各种说不的技巧以后会单独成文细说。职场上至少有两个立马可用的做法可以省时间：推掉不重要的会和逃避没有主题的随机多人聚餐。当然如果你是职场新人，需要一段时间体察哪些会议可以逃掉，哪些聚餐可以避开。每一个会议你都应该有贡献或者领到能学到东西的任务。

如果这两条都不沾边儿，下次这样的会你就应该认真地考虑是否还去参加。聚餐也一样，过了初来乍到混脸熟的阶段之后，就应该把小规模餐聚当成学习机会和联络感情的机会，而不是无目的地去当群众演员凑吃饭的人头。同事之间，对话沟通本是每日工作必需，但是在太多的时候，总有人比你闲或者脑子里没有尊重别人时间的概念，随时随地找你聊上几句。也许对话起始于一个工作相关话题，但三五句后就开始东扯葫芦西扯瓢，完全进入与工作不相关的频道。

有几个办法对付这种人：一是需要集中精力时躲进会议室把自己封闭起来；二是带上耳机，间接释放“请勿打扰”信号。三是主动结束对话，可以用“我要去厕所”或者是“我要赶往另外一个会议”来逃脱。

第三，高度自律，防止自扰。

很多的时候，真正打扰我们的是我们自己。我们都被电子产品包围，都被各种社交媒体轰炸，都被工作电子平台绑定。做这些工具的主人而不是奴隶会避免“时间都去哪儿了”的重复无效感慨。比如给自己定下规矩：只在整点回电邮；一天只在固定的时间读微信；只用碎片化的时间去适当刷屏；只精选两到三个电子新闻媒体及两到三个专业媒体作为主要信息获取渠道，对一个星期都没浏览的公众号取消关注等等。

第四，用好线性规划原则，把单元时间段可做的事情最大化。

经常做饭的人都有这样的体会：炖汤耗时，先做上，然后去洗切炒别的菜，而且多个灶头同时用，快捷高效。工作中，时间统筹的事其实我们经常无意中在做，例如午餐工作会，例如根据顺路程度安排客户拜访计划，例如耳机听着培训的同时在公司楼梯间锻炼健身等等。我们要做的，是多多挖掘这种一心多用的机会，让工作效率最优化。

第五，重要的有意义的事情先答应下来，倒逼自己挤出时间去完成。

不少繁忙的职场人士是以最后期限为导向来完成任务的，也就是事情等到要交账之前赶出来。我虽不完全赞成这种做法，但不得不承认，在压力下我们经常很高产，因为期限就在眼前，没时间去犹豫去分散精力，更容易逼自己在规定时间规定地点把这个重要任务去完成。我三年多前写“邢走职场”专栏和这次写“职场邢动力”专栏就都是用的这种办法。车到山前必有路，截止日前定出活。当然，这需要对自己肚里的料有信心。否则，承诺出去却交不了差 ，个人品牌严重受损。但是一旦做到，“ I made it” 的成就感爆棚，你会越来越有信心，越来越高产。

第六，积极休息，避免过度疲劳。

无数案例证明，长时间透支休息，把工作战线无节制拉长，习惯性疲劳战术得不偿失。身体累时，心往往也累。表现在失去耐心，失去正确判断力，情绪低落，满足感丧失等。工作排山倒海般压来时，尝试用这个排序：先干紧急又重要的，再着手紧急的，若可以快速应付紧急事件，至少处理到不使危机恶化的程度，再去集中精力对付重要但不紧急的，至于不紧急不重要的，先拖着。很多事，拖着拖着就自生自灭，不是事儿了。紧锣密鼓节奏紧张地工作数天后，一定要强迫自己用最适合自己的方式去换个频道，比如去跑个大汗淋漓，比如去睡个十二小时，再比如去买个小醉，怎么舒服怎么轻松怎么来，你会惊喜地发现，休憩之后，你会愈战愈勇，事半功倍。

第七，做个有心人，平时有意识积累，关键时刻会节省时间，厚积薄发。

出彩的职场人，既知识面广，自己的专业知识又很精深，还动作快。问TA什么信息，三下五除二，TA很快可以把结果给出来。这种“立即有料”的人都是有心人，他们的出彩不是偶然的，而是源于平常的各种积累。

我有个建议：在电脑里建几个文件夹，按工作需要分类。例如“公司年度报告精华”可以收集自己公司及密切相关公司的主要产品及主要财务数据；“行业趋势”可以概括专家对业内未来的走势分析；“竞品动向”可以是你关注的对手公司的各种研发和新产品公开信息；“年底大数据”可以集合各路投资机构及专家总结的年度重要行业数据；“文献摘抄”应该包括你精读或泛读过的重要资料。注意养成随时随地画重点的习惯，把重要信息在第一次阅读时就在电脑上用颜色突出出来，不同颜色可以代表不同重点类别，这样再次查阅时可以直奔主题，避免二次寻找。这些平时的积累会让你与人谈话时内容丰富，年底写总结时上下文充实，出去面试时信心满满。当然，回归主题，在有机会表现时，省时间又有质量地去爆发。

第八，在力所能及的情况下，贡献时间，帮助别人，储蓄厚道，积累人情。

这貌似与时间管理不搭界，实则关系大着呢。同事之间，人人术业有专攻，把自己精通的领域与别人分享，一方面为自己收获美誉，另一方面也帮助别人学习成长。你赋予别人的短平快帮助，以后别人会在你需要的时候也帮你走捷径，帮你短时间内学会某样你之前没接触的东西。在我的职业生涯中，无数次地由此获益。

曾经，我把自己科研精通的一个领域用通俗语言系统地讲给同事听，又曾经，把我在生物科技领域工作的经验精华分享给有兴趣的药企的朋友，还曾经拿出大量的时间指导年轻的同事。结果，我收获的是来自三百六十五度的无条件帮助：有人帮我系统性地速成财务知识，让我初做总经理时少费了不少功夫；有人在我刚转入新的疾病领域时帮我提纲挈领地普及产品知识，有的同事把自己苦钻了好几个月的新领域和竞品动向毫无保留地与我分享，并把她研读的无数篇文献中精选四五篇，让我用最短的时间掌握了最新的前沿。

这些互帮互助，与级别无关，靠的是一颗无条件别帮助别人的心。你对人投入热情，别人会对你回报真诚，你对人投资时间精力，别人会记住你的好，在你需要的时候挺身而出，这种互相提携，是间接的时间管理上的双赢，三赢甚至多赢，是智商全天候在线的表现。

时间最公平，每人都是每天二十四小时；时间也最不公平，因为不同的人，单位时间的产出可以是天壤之别。如果我们能经常自省，提炼出最适合自己的时间管理要领，我们就已经在成功的路上先行一步了。

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