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“30秒搞定一个人”:善用5个字,你也能开口就赢

作者:LinkedIn中国 来源:LinkedIn中国 公众号
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04-24

前两天碰到贾杰,他正在找工作,聊起离职原因,满脸愤懑。


我花了大量时间找资料,熬夜写了好几页文案,方方面面都考虑到了,老板却说冗长、抓不住重点。小张只交了一页纸,就得到认可。


已经不是第一次了,之前也多次出现这种情况。老板总说我写的太啰嗦,不着重点。


问题是,没有功劳,也有苦劳吧?我那么努力,他都没看到吗?这种老板跟着也没意思,不干了。


在职场中,像贾杰这种情况其实常常能见到。


比方说,汇报要做PPT。


你苦熬几个晚上,做得图文并茂。当汇报开始,台下的人却没几个认真听,要么开小差,要么昏昏欲睡,老板也满脸不耐。


再比方说,完成项目要做总结陈述。


你还没说到10分钟,老板就开口,不用念了,我问几个问题,你来回答吧。


最后,写好的汇报变成无用功。老板还觉得没有听到他想要的信息,指责你工作能力不强。


职场上,正确沟通的重要性远远超出我们的想象。


多数情况下,想要快速提升沟通力,需要花费大量时间,去学习和思考,才能慢慢形成自己的解决方法和技巧。


但美国知名培训师迈克•费廖洛告诉我们,建立“结构化思维”,可以让你快速掌握、提升沟通力。


他曾任职于世界知名咨询公司麦肯锡,“结构化思维”正是来自于世界顶尖咨询公司的高效工作法。





一、掌握结构化思维,轻松输出极简结果


有一个“黄金30秒”的电梯测试,说的是:


某销售员多次约见一位客户经理,却一直没有进展。


有一天,机缘巧合竟跟该经理同乘一部电梯。要怎样在电梯升降的30秒内,让他对自己产生兴趣?


销售立刻在脑中思考,自己需要一个最简洁又最打动对方的观点。


最后,他把握住了黄金30秒,说了以下的话:


XX您好,我是XX公司的XX。我们的XX产品,能帮助您在原有的业绩提升15%销售额。


您若有兴趣,我们可以详谈。


你的脑中有千万种想说的,但交付出一个极简的思考结果,清晰有力地表达给对方,才是有效沟通。


费廖洛定律中说,级别越高的人越没有时间听详细的解释。


高层想要的只是最终答案。结构化思维正是输出极简结果的一种高效思考模型。


先看个《极简思考》中的例子。


某产品进入意大利和德国市场,对于同样的方案:


销售副总裁希望听到的是这个方案可以创造多少销售额;


财务总监希望听到的是它可以创造多少增量利润;


市场总监则希望听到由此可以占领多少欧洲市场份额;


而人力副总裁关心的是公司由此可以进入一个兼具数量和多样性的人才库。


常规方式,是用数据得出结论。


结构化思维是提取科学上的研究方法,并进行简化。它改变了我们以往固有的思维方式,让你能快速抓住对方注意力。


极简结果,能轻松对不同沟通对象呈达效果。


“普通思维”从发现问题到解决问题,一般有5个步骤:


  • 发现问题并分类


  • 设定具体课题


  • 找出替代方案


  • 评估替代方案


  • 总结陈述,做出决策


而“结构化思维”分为9个步骤(如图):



这9个步骤要怎样运用?下文,我将以“如何写出一份好的报告”为例,来进行阐述。


二、运用结构化思维,实现高效沟通


现代社会节奏越来越快,碎片化信息越来越多,势必对工作效率提出高要求。


沟通是双向的,如果用书面交流,你的结构篇幅安排合理,写得大而全也没关系。对方看懂了会跳过,不懂会继续看。


但在大多数情况下,双方沟通是面对面、即时性、需要口头转述的,就不太可能存在“跳过”。


那么,就不能以“准确表达自己”为前提,而应该以“对方能接收多少信息”为前提。


所以,这就很容易解释:领导不关心你有多辛苦寻找数据证据佐证,他只关心解决问题的办法是什么。


职场沟通方式,有面谈、语音信息、电子邮件、备忘录、报告、PPT等,取决于核心决策者的习惯和喜好。


换言之,老板爱看电子邮件,你再擅长做PPT也要遵从他的习惯。


但咨询师们通过调研,概率最高还是书面汇报,有65%的人选择这种方式。


这也就意味着视觉效应在职场的重要性。


所以,要想让你的报告/文案通过,你得用对方听懂的语言、方式、最关注的地方,去打动他、说服他,让他批准。


在费廖洛结构化思维的指导下,做到以下几点就能写出一份完美报告,达到高效沟通。

   

  • 一目了然的好标题。好标题,就是你的“核心建议”,要清晰明白,有“抓人效果”。


  • 简洁的内容提要。在一页上展现你的整个方案。看内容提要,就能看出整份报告逻辑。可以用这种写法:背景介绍-形势变化-核心建议。


  • 框架式报告主体。以假设为主,对你想要表达的观点进行分析,并佐以事实作为论据支撑。需要注意的是,统一措辞,减少语言的歧义性。


《极简思考》书中的层形结构


《极简思考》书中的列形结构

    

层形结构,适合缺乏相关背景知识或是抵触你建议的沟通对象;列形结构适合熟悉方案或是不需要你提供所有信息的沟通对象。


  • 清单式风险和机遇。列出方案的风险可控性。


  • 条目式计划。以条目的方式,列举3-10个标志事件,具体说明行动内容和计划时间。


  • 附录。这是备用资料库,用来应对做报告时遇到的细节问题。大多数情况下,不需要向沟通对象呈现。


总的说来,一份好的报告,既要洞察问题的本质,又能思考沟通对象的目标,进而提出一个直接明了的建议。


使用“结构化思维”做出的提案,说服力更强,也更容易被通过。用在日常的职场工作沟通中,观点更容易让他人接受和认可。


有句话说,比你优秀的人,不是比你更聪明,而是比你更会优化思维。


把结构化思维变成日常习惯,运用好9步骤,你就能快人一步,有效提升沟通力。





本文作者焱公子,发型光芒万丈的跨界理工男,多年500强,专注写职场,写有灵魂的故事,过有温度的人生。转载自微信公众号“焱公子”(id:Yangongzi2015)。

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